工具管理システムには、多くのシステムに共通して備わっている標準的な機能と、一部のメーカーしか取り扱っていないような特殊な機能があります。標準的な機能さえあれば問題ないという場合もあれば、どうしてもこの機能が欲しい、と特定の機能が必要な場合もあるでしょう。 このページでは、標準的な機能と特殊な機能にはどんなものがあるのかをまとめて説明しています。自社に適した機能を選定する際の参考にしてみてください。
工具管理システムの標準的な機能には、「持ち出し／返却管理機能」、「探索機能」、「在庫・所在管理機能」の3つがあります。
これらの機能が備わっていれば、どの工具がいつ持ち出され、きちんと返却されているかを正確に把握できたり、工具がどの場所にあるのか、どの工具の在庫が自社にどれくらい残っているのかを確認できたりします。 工具の紛失や置き忘れを防止したいという場合や、工具を探す手間や時間を削減したいという場合には、この3つの機能があれば困ることはないでしょう。
しかし、同じ機能であってもメーカーや管理方式によって操作の仕方などが変わってくるので、現場の状況や使う人のことを考え、自社に合うシステムを導入することをおすすめします。
工具管理システムの特殊な機能には、使用したい工具を事前に予約し確実に持ち出せるようにする「予約機能」や、過去の工具使用履歴を分析し異常なデータがないかいち早く気づける「分析機能」、設定した最低在庫数を下回る工具を自動で判別し発注アラートが送られる「発注リストの自動作成・リマインド機能」の3つがあります。
工具の在庫や持ち出し状況を正確に管理するだけでなく、もっと工具管理の手間を楽にしたい場合にはこれらの機能が備わっている工具管理システムを選ぶことがおすすめです。
どれだけ正確に工具を管理しようと努めても、手作業で管理するのには限界があります。人の目では気づきづらい不具合やミスが起きやすい工程は、システムで自動管理すると安心でしょう。工具管理においてどの工程の作業をより正確に、かつ迅速に行うべきなのかを考え、自社の環境に合う機能が備わった工具管理システムを選ぶようにしましょう。