工具管理システムに備わっている標準的な機能の1つとして、工具の持ち出し／返却を管理する機能があります。このページでは、持ち出し／返却管理機能の詳細やメリット、実際の導入効果などを紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
持ち出し／返却管理機能とは、「いつ」「どの工具を」持ち出したかを管理する機能です。工具を持ち出す際に、使用したい工具や日時などをシステムに登録し管理します。工具を使用したあと、持ち出す際と同様に工具名や日時を登録すると、持ち出された工具がすべてきちんと返却されているかどうかを自動で照合できます。メーカーによっては「誰が」持ち出したかというところまで管理できるシステムもあり、厳重に管理することで返却漏れの減少を実現します。
持ち出し／返却管理機能の大きなメリットとして挙げられるのが、システムによる厳重な管理で工具の紛失を防げることです。
工具管理システムを導入していない現場では、エクセルや紙などに持ち出しや返却の日時を記入し、手作業で行うのが主流です。人が管理しているものであるため、どうしても抜け漏れが出てしまうことがあります。しかし、工具管理システムでは工具の持ち出しや返却を自動で管理できるため、記入漏れがあり工具の所在が分からなくなるという事態を防げます。
また、手作業の場合は記入に時間がかかってしまいますが、工具管理システムではその工数を減らすことができ、工具管理にかかる時間の短縮も可能になります。
持ち出し／返却管理機能がある工具管理システムを導入することでどのような効果が得られるのか、実際に工具管理システムを導入した会社の事例を紹介します。
東京、神奈川の電気工事を中心に電気設備、通信設備を提供している株式会社セイブは、多くの工具を保有しているものの、管理者が1人でエクセルにて管理をしていました。管理者が現場担当者に現場での使用工具を確認してエクセルに入力したり、入力した情報と現場での使用状況にずれがあったりと、手間がかかるうえにさまざまな問題が発生。現場からの工具に関する問い合わせが管理者に集中し、その度にエクセルを開いてきちんと持ち出し状況や返却の有無を確認しなければならなかったため、管理者に大きな負担がかかっていました。
しかし、工具管理システムを導入したところ、工具がどこにあるかをスマホから確認できるようになり、エクセルへの手入力の必要もなくなったため管理者の負担が軽減。個人に依存していたプロセスがシステム化され、情報の共有も簡単になり、個人に依存していた管理体制が改善されました。
また、工具管理システムの導入前は班ごとに管理していた工具を一つのシステムで管理することにより、重複して保有していた工具や存在を知らなかった工具の発見に繋がり、無駄な買い物を防ぎコスト削減にもつながりました。
持ち出し／返却管理機能のある工具管理システムを導入することで、管理する人の負担を減らせるだけでなく、正確に管理ができるおかげで場合によってはコスト削減にもつながります。
このサイトでは、持ち出し／返却管理機能だけでなく、さまざまな機能を持つ工具管理システムを紹介しています。工具管理システムの形式によって備わっている機能や適した環境が異なるため、自社に工具管理システムをどう選ぶべきかチェックしましょう。